Pengelolaan
Informasi
Tidak sedikit
orang yang mengartikan pengelolaan sama dengan arti manajemen. Karena antara
manajemen dan pengelolaan memiliki tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan
organisasi lembaga. Pengelolaan merupakan sebuah bentuk bekerja dengan orang-orang
secara pribadi dan kelompok demi tercapainya tujuan organisasi lembaga. satu
yang perlu diingat bahwa pengelolaan berbeda dengan kepemimpinan. Bila
pengelolaan terjadi bila terdapat kerjasama dengan orang pribadi maupun
kelompok, maka seorang pemimpin bisa mencapai tujuan yang diharapkan tanpa
perlu menjadi seorang manajer yang efektif.
Berikut ini
adalah pengertian dan definisi pengelolaan:
1. Pengelolaan adalah sebuha kata yang besar sekali,
yang mencakup pengelolaan uang, waktu, orang, sumber daya, dan terutama
pengelolaan informasi2. Pengelolaan adalah suatu keahlian yang diperlukan untuk memimpin, mengatur, menggerakkan waktu, ruang, manusia, dan dana untuk mencapai tujuan tertentu
3. Informasi adalah keterangan Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca atau disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
4. Dokumen adalah informasi yang telah terdokumentasi dalam berbagai kemasan baik cetak maupun elektronik, misalnya dalam bentuk laporan, buku, pernyataan sikap, informasi dalam website.
5. Jenis informasi adalah informasi yang telah diklasifikasikan sesuai dengan mandat UU KIP yaitu informasi serta merta, informasi yang disajikan secara berkala, informasi yang tersedia setiap saat dan informasi yang dikecualikan.
6. Petugas Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah petugas yang mendapatkan mandat dari Koordinator ICW untuk melaksanakan kegiatan pelayanan informasi.
7. Mekanisme perolehan informasi dan dokumentasi adalah tata cara yang diberlakukan ICW kepada setiap pemohon informasi ketika mengajukan permintaan informasi.
Pengelolaan sitem informasi memiliki tujuan tertentu sesuai dengan tujuan organisasi. Masing masing memilikitujuannya sendiri-sendiri. Contohnya perusahaan industri pariwisata bertujjuan meningkatkan kunjungan wisatawan.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka biasanya pimpinan atau pengelola dan pelaksana organisasi membutuhkan informasi untuk membuat keputusan yang tepat dan akurat yang akan menunjukan upaya pencapaian tujuan organisasi yang tengah dijalankan
Secara Khusus, pengelolaan sistem informasi bertujuan :
- Untuk menyediakan Informasi dan memberikan pelyanan informasi bagi pengelola, pimpinan, dan pelaksana serta pemakai informasi lainnya guna menunjang proses perencanaan di lingkungan organisasi.
- Untuk menyediakan dan memberikan pelayanan informasi bagi para pemakai informasi yang berguna untuk melaksanakan kegiatan operasional dalam organisasi.
- Untuk menyediakan dan memberikan pelayanan informasi bagi pemakai informasi yang berguna dalam rangka pengembangan sumber daya manusia dalam organisasi
- Untuk Menyediakan dan memberikan pelayanan informasi yang berguna bagi pemakai informasi dalam rangka melaksanakan tugas dan kegiatan pembinaan dan pengawasan dalam lingkungan organisasi
- Untuk menyediakan dan memberikan pelayanan informasi bagi para pemakai informasi dalam rangka proses penilaian di lingkungan organisasi.
Data dalah kumpulan
fakta yang tidak teroganisir. Pengolahan data akan mengubah data mentah menjadi
informasi (Nurwono, 1994). Informasi
adalah hasil pengolahan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi
bentuk yang mudah dipahami oleh penerimanya dan informasi ini menggambarkan
kejadian-kejadian nyata untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang
ada, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan. Sumber
informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan
kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata (Tata Sutabri, 2004).
Kualitas dari suatu
informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu :
1.
Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari
kesalahan dan tidak boleh menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi
harus jelas mencerminkan maksudnya.
2.
Tepat waktu (timelines)
Informasi yang sampai pada
penerima tidak boleh tertunda. Informasi yang sudah usang nilainya akan
berkurang. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan suatu
keputusan.
3.
Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai
manfaat untuk penggunanya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dan
lainnya pasti berbeda.
Pengertian Sistem Informasi
Sistem
informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi
yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk
dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan (Tata Sutabri, 2004).
Manfaat adanya sistem informasi dalam suatu instansi yaitu:
1.
Menyajikan informasi guna
mendukung pengambilan suatu keputusan.
2.
Menyajikan informasi guna
mendukung operasi harian.
3.
Menyajikan informasi yang
berkenaan dengan kepengurusan.
Beberapa komponen sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai :
1.
Perangkat keras (hardware)
dan perangkat lunak (software) yang berfungsi sebagai mesin.
2. Manusia (people) dan prosedur (procedures) yang merupakan manusia dan tata
cara menggunakan mesin.
3.
Data merupakan jembatan
penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.
Cara Mengelola Sistem Informasi - Setelah beberapa saat lalu saya mencoba membahas mengenai pada kesempatan kali ini saya akan sedikit memberikan sedikit Cara Mengelola Sistem Informasi.Jika teman - teman belum memahami mengenai Sistem Informasi itu sendiri,silahkan dibaca terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan membaca artikel saya mengenai Cara Mengelola Sistem Informasi.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi personil. Lihat contoh penataan struktur organisasi pada departemen Sistem Informasi pada gambar 2.4. Tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan.Variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service.
Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.
Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya :
• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
• Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
• Kehilangan data atau data tidak terolah.
• Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
• Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
• Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.Sekian informasi saya mengenai cara mengelola informasi